Esettanulmányok

Eladásra termelő 500 kW-os naperőművek, havi termelési adatainak letöltése MAVIR WEB oldaláról, adatok betöltése, ellenőrzése, tárolása VBA makróval.

A havi számlázáshoz szükséges egyedi Excel táblázatok összeállítása, és emailben való elküldése az erőművek tulajdonosainak Excelben megírt körlevél funkcióval (VBA makró) történt, még a vezetői riport kimutatás diagrammal került összeállításra. Az adat tárolási struktúra újragondolásával és a VBA programokkal felturbózott rendszer segítségével havi egy emberhét munka ráfordításról havi fél óra munka igényre csökkent a számlázáshoz szükséges adatok össze gyűjtése és az emailek kiküldése. A vezetői riport 3 nap helyett 3 másodperc alatt automatikusan készült el (jobb klikk, frissít).

Az alkalmazás nem csak jelentős munkaidő megtakarítást jelentett, hanem a MAVIR részére a számlák 1 héttel hamarabb (a lehetséges legkorábbi napon) beküldésre kerültek és az így kiszámlázott havi több 10 millió Ft egy héttel korábban érkezett a vállalkozások számlájára.

Évente ismétlődően, több hónap alatt, több ezer eszköz ellenőrzését, karbantartását, javítását végző vállalkozás dokumentációs feladatainak automatizálása egyedi Körlevél Excel megoldással:

Minden eszközről: munkalap, jegyzőkönyv készítés, felhasznált anyagok, ráfordított munkaidő, megtett km nyilvántartás vezetése. Havonta az ellenőrzött eszközökről az egyedi dokumentumok elkészítése, összesítések elkészítése a korábban alkalmazott megoldással havi 3-4 emberhét munkát igényelt. Az összesítések a tárgyhónapot követő második hétre készültek csak el.
Egy újra gondolt nyilvántartási rendszerrel a dolgozók heti munkakiosztása, helyszíni adatrögzítése is megújításra került. A dolgozók adatrögzítését automatizálással segítő táblázatokból a napi karbantartások adatainak ellenőrzése, feldolgozása, központiadatbázisba való betöltése negyedórára csökkent. Az előrehaladást mutató vezetői riportok automatikusan frissültek, a napi adatok betöltésekor. A havi elszámoláshoz szükséges összes dokumentum kitöltése néhány gombnyomással, automatikusan 1 óra alatt elkészült. Tárgyhónapot követő második munkanapon már mehetett is a számla a megrendelőnek.

Havi 3-4 emberhét monoton, nagy odafigyelést igénylő munkáról havi 1 embernapra csökkent a karbantartási tevékenység teljes adminisztrációjának elkészítése. Valamint majdnem 2 héttel korábban lehetett a munkákat számlázni.

Az összesített óvodai gyermek névsorból a csoportonkénti bontásnak megfelelő névsorok kialakítása Excel függvényekkel készült el.

A csoport névsor az óvónők részére Excel formátumban a releváns adat tartalommal Excel makróval turbózva emailben került elküldésre. A különböző elrendezésű, adattartalmú csoport névsorok kialakítás (Abc szerinti, születési sorrend szerint, fogorvos által kért elrendezés, naplónak megfelelő formátum, telefonokba névjegyként betölthető csv formátum) szintén Excel képletekkel került kialakításra. A paraméterezés megváltoztatása, az összes csoport adataival összeállított listák automatikus kinyomtatását Excelben megírt körlevél funkció, VBA makró végezte el. A sok kézi átrendezés, kézírásos lista készítés az automatizálással az évi 1-2 napos munkát, percekre csökkentette a Körlevél Excel megoldás.

Az óvodai névsor újragondolásával kialakításra kerültek olyan táblázatok is melyek a Körlevél Doxie használatával a gyermek, óvodapedagógus, óvoda adataival automatikusan kitöltött dokumentumok (Szakértői vélemény iránti kérelem, szakkör besorolási javaslat, difer felmérés anamnézis oldal, személyi anyag előlap, hiányzási napló kitöltött névvel …) kerültek elkészítésre, további szerkesztéshez, vagy közvetlenül kinyomtatásra.

Ez a megoldás kiváltotta az üres űrlapok kinyomtatását, majd kézírással való kitöltését. Ez is évi sok-sok adminisztrációs óra megtakarítását eredményezte az óvodában.

Egy munkahelyen a jelenléti ív elkészítését számítógépen, de kézi munkával készítették. Munka csoportonként külön táblázatok voltak azonos szerkezettel. Minden hónapban, minden fájlban kézzel került megjelölésre a szombat vasárnap, a csoport létszámtól függetlenül mindig A3 méretben került kinyomtatásra a jelenléti ív. Ezek frissítése, havi kinyomtatása több napi monoton munkát igényelt.

Az Excel megoldással egyetlen fájlba konszolidálásra került a jelenléti ív készítése. Egyik lapon a dolgozók adatai, csoportbesorolása volt, egy másik lapon az évi munkanap áthelyezések jegyzéke szerepelt, még a harmadik lap tartalmazta a jelenléti ív szerinti formátumot a nyomtatáshoz. Excel függvényekkel teljesen automatizálásra került a havi munkanap, pihenőnap megjelölés, az áthelyezett munkanapok kezelése, a csoportok név adatainak betöltése. Az Excel körlevél makrónak már csak végig kellet „ballagni” a csoportokon, a csoport létszámot figyelve A3 vagy A4 formátumot állítani és kinyomtatni a jelenléti ívet. A havi élőmunka igény leginkább a személyi változások lekövetésére korlátozódott (kilépett, belépett, áthelyezték). A dolgozói lista aktualizálása, az évi egyszeri munkanap áthelyezést táblázat kitöltése után, teljesen automatikusan történt a jelenléti ívek kinyomtatása. Ez a megoldás a munkaidő megtakarítás mellett szemel látható (a kitöltött jelenléti ívek tárolási igénye jelentősen csökkent) papír megtakarítást is eredményezett a kis létszámú csoportok A4 méretű lapra nyomtatásával.

Egy szerződéskötés vagy intézménybe való felvétel sok adatrögzítését igényli. Ennek klasszikus formája, amikor a jelentkező kap egy üres űrlapot, hogy a helyszínen azonnal töltse ki, és majd ha kész, jelentkezzen újra. A klasszikus problémák a kitöltésnél: ez is kell, ezt nem tudom, ezt meg kell kérdeznem, ezt nem hoztam magammal. Az eredmény a legritkább esetben a nyomtatott betűkkel, olvashatóan kitöltött adatlap, amit az adminisztrátor könnyedén átgépel a különböző informatikai alkalmazásokba. Helyette konzultációt hív össze, hogy ez a szám 8-as vagy 9-es esetleg 6-os?

Gondoljuk újra a folyamatot. Ki tudja legjobban, hogy melyik a helyes szám a születési adatokban? Természetesen a jelentkező! Bízzuk rá az adatok begépelését! Egy elektronikos űrlap elkészítésével (Microsoft Office 365 Forms) a jelentkező a WEB oldalról meg tudja nyitni az adatlapot és előre kitöltheti az adatokat. Minden dokumentum, segítség rendelkezésükre áll otthonukban a kitöltéshez.
A kitöltött adatok, rögtön Excel táblázatba érkeznek, melyek a Körlevél Doxie megoldás segítségével megjeleníthetők, kinyomtathatók a használt nyomtatvány szerinti elrendezésben (üres lap nyomtatása helyett már a kitöltött lap kerül kinyomtatásra, nyomtatott lapok száma azonos).
Személyes találkozásnál csak elő kell venni az immár tényleg nyomtatott betűkkel, olvashatóan kitöltött adatlapot, le kell ellenőrizni, hogy az adatok egyeznek-e az okmányokban szereplőkkel. Ha szükséges a nyilatkozó aláírja a lapot és készen is van az adatlap papíron és mellette leellenőrizve, Excel formátumban betűre ugyan az az adathalmaz a további feldolgozáshoz.
Ha a jelentkező nem tette meg az előregisztrációt, vélelmezem, hogy az okostelefon a zsebében van, a helyszínen is ki tudja tölteni az űrlapot, ha mégse, akkor még egy üres lap előkerülhet a kézírásos kitöltéshez. Eredmény: olvashatóan kitöltött adatlapok, számítógépen elérhető adatok, adatlaponként sok perc megtakarítása a feldolgozás során.

Ez a megoldás alkalmazható pl: Körlevél Doxie – kezdő letölthető csomagban a napelemes szerződéskötéshez szükséges adatok bekérésére az adatbekérő Excel táblázat helyett, vagy akár egy iskolai/óvodai beiratkozás adatainak felvétele során is.

Van, hogy különböző rendszerekből készített dokumentumokat kell tartalmuk szerint megadott címzetteknek emailban elküldeni. A folyamat során megadható egy adott könyvtár összes fájlja elemzésre. Ilyen lehet pl. a Nav Online Számlázó programban készült pdf formátumú számlák elküldése a vevők részére.

A Word-ben a pdf formátumú számlák könnyedén megnyithatók, így a formátum kezelése nem jelent gondot. Ha készülünk a feladatra, akkor a számla megjegyzésbe betesszük előre a küldéshez használandó email címet, ezt megkeresi a program és a megadott kísérő szöveggel máris elküldi a számlát. Ha a számla nem tartalmazza a címzett email címét, akkor megkereshető a vevő adószáma vagy neve a számlában. Majd ehhez egy segéd dokumentumból megkeresi az alkalmazás az ügyfél email címet és máris készíti, küldi a rendszer az emailt.

Vannak esetek amikor előre gondolkodással az egyedi fejlesztések elkerülhetők, mint például a fenti esetben, ha a letöltött számlák fájl névének pl. a számlaszámot használjuk. Valamint vezetünk nyilvántartást az ajánlatokról, megrendelésekről, hiszen ezeket már Körlevél Doxie alkalmazással készítettük, akkor elegendő a táblázatba beírni a számlaszámot is. Ezzel jelezve, hogy a folyamat státusza számlázottra változott, majd egy újabb, személyre szabott tartalmú email kíséretében kiküldhető a számla a vevőnek a Körlevél Doxie alkalmazás segítségével, egyedi alkalmazás fejlesztése nélkül.