Dokumentum kezelés

A Körlevél Doxie dokumentumkezelő alkalmazás a paraméter táblázatokba beégetett könyvtár mentési és fájl elnevezési szabályok segítségével mindent a helyére tesz. A körlevél adatbázisok tetszőleges számú, típusú leíró mezővel kiegészíthetők (dátumadatok az egyes fázisokhoz). Minden dokumentumban, e-mailben elhelyezhető a körlevél adatbázisbeli pozícióval képzett nyilvántartási szám. Ha kialakult a tárolási rendszer, a fájl elnevezési szabályrend, akkor már csak odafigyelés kérdése, hogy az ügylethez tartozó többi dokumentum is (ügyféltől érkezők, ajánlatkérés, megrendelés, aláírt szerződés), azonnal az előírás szerinti helyére kerüljön. Az így kialakított rend eredménye, hogy egy ügyfél telefonos érdeklődése alatt könnyedén előkereshető akár a munkatársunk/beosztottunk által kezelt ügylet teljes dokumentációja, megállapítható a készültségi foka. A fájlnévben tárolt leíró mezők alkalmazása villámgyors visszakeresését, dokumentum beazonosítást tesz lehetővé.

Már 20 évvel ezelőtt is kaptam ilyen visszajelzést: Ezt hogy csinálta, fél perce beszélünk, nem ön kezeli a rendelésemet, és mindent tud az ügyemről?

Körlevél Doxie dokumentumkezelő megoldás alapjai, a fejlesztés gondolata sok-sok éve kezdődött. Munkahelyem eldöntötte, hogy megszerzi az ISO 9001-es minősítést, és a mindennapi tevékenységekben ténylegesen alkalmazza is az ISO 9001 folyamat követési, dokumentálási előírásokat. A kezdeti tiltakozásból egyszer csak jött a megvilágosodás, hogy az ISO-ban elvárt, átgondolt folyamatok szerinti működés egyszerűbbé, gyorsabbá és átláthatóvá teszi a mindennapi munkát. Az áttörést az ISO folyamatok szerinti működés kialakításában és mindennapos tényleges alkalmazásában az jelentette, amikor sikerült az alkalmazás segítségével jelentősen csökkenteni, sok esetben teljesen automatizálni a tevékenységek adminisztrációs lépéseit, miközben a termelékenység is jelentősen növekedett az automatikus dokumentum kitöltések eredményeként.

Érdemes újragondolni egy dokumentumkezelő bevezetéséről alkotott véleményünket. Lehet, hogy mégis létezik olcsó, kicsiknek és nagyoknak egyaránt való, gyorsan bevezethető megoldás?

Kérem, keressen meg, ha szervezetében szeretné a dokumentumkészítést felgyorsítani, rendet tenni a dokumentumtárolásban. Egy, a feladata leírását tartalmazó e-mail alapján és/vagy 10-20 perces telefonos konzultáció után megosztom önnel a feladathoz kapcsolódó elképzeléseimet. Ha az irányvonal megfelelő önnek, meghatározzuk az elérendő célt, és nekiláthatunk a közös fejlesztésnek. Az első konzultáció és az elképzelések ismertetése az ön számára mindig ingyenes, fizetnie csak a meghatározott mérföldkövek elérését követően kell.