Gyakran Ismételt Kérdések
A Körlevél Doxie rendszer ingyenesen elérhető kezdő változata már egyetlen dokumentumkészítési folyamathoz is bevezethető, akár egy óra alatt. A rendszer a felhasználói igények növekedésével fokozatosan bővíthető, és a magasabb funkcionalitást biztosító változatok napi egy kávé áráért elérhetők. Már az első folyamat automatizálása után azonnal láthatók a változások, a tapasztalatok alapján pedig könnyedén dönthetsz a következő lépésekről.
A bevezetéshez első lépéséhez szükséges Körlevél Doxie kezdő csomag ingyenesen letölthető az oldalról, és tartalmaz egy konkrét dokumentációs folyamat mintát a napelemes rendszerek szerződéskészítését. Az automatizáció gyorsítja a munkát, teljesíti az arculati és dokumentációs előírásokat, valamint vezetői riportokat is készít az aktuális státuszokról és bevételekről.
A Körlevél Doxie lehetővé teszi a dokumentumkészítési folyamatok fokozatos, egyesével történő automatizálását, így az egyszerű bevezetéstől a teljes körű dokumentumkezelésig rugalmas megoldást kínál.
Körlevél Doxie alkalmazása esetén mindig a központi dokumentumminta alapján készül az új adatokkal kitöltött, akár azonnal aláírásra kész dokumentum. Az arculati változások már a következő dokumentumtól érvényesülnek. Az arculati változtatást csak a körlevél alapban központilag kell megtenni, és a változás már a következő dokumentum létrehozástól automatikusan érvényre jut. És mindig a jó néven, jó helyen kerül a fájl elmentésre.
Vállalati sablonok segítségével pillanatok alatt lehet létrehozni egy új, adatok nélküli, arculati elemek szerinti üres dokumentumot, amit kézzel kell kitölteni, majd egyedileg kell elnevezni, menteni az előírt könyvárba. A sablonok módosítása központilag egyszerűen megoldható. DE, ha a dolgozók a sablon alapú, új dokumentumok létrehozása helyett egy korábbi kitöltött dokumentumot kezdenek el frissíteni, akkor az új arculati elemek nem, vagy csak késve jelennek meg az új anyagokban.
Nem. A Körlevél Doxie megoldás esetén a legelején egyszer kerül rögzítésre az iktatáshoz is szükséges adatok nagyrésze: kitől, kinek, milyen témában – ezek az adatok újragépelés nélkül átkerülnek a dokumentumokba is. Csak néhány dátumot, státusz információt kell beírni az adatbázis Excelbe. Az adatokat csak egyszer kell beírni, azokat az alkalmazás automatikusan másolja a dokumentumokba is. Vagyis nincs többszörös adatrögzítés, csökken a munkaidő igény.
Igen. A Körlevél Doxie alkalmazás a szabály alapú dokumentumkitöltést automatikusan elvégzi. Egy jól kialakított Excel táblázat segítségével aláírásra kész szerződések is generálhatók. A fájlok automatikus mentése során mindig betartásra kerülnek a fájl elnevezési és könyvtár elrendezésre vonatkozó szabályok. És mindez másodpercek alatt elkészül. Az oldalról letölthető Körlevél Doxie kezdő csomag napelemes szerződéskészítő funkcióját próbálja ki, és döntse el, hogy ez valóban egyszerűbb és gyorsabb munkavégzést tesz-e lehetővé, mint a hagyományos szerződés kitöltés.
Nem. Már egyetlen dokumentum elkészítésére is gyors megoldást biztosít a Körlevél Doxie alkalmazás. Egyetlen gombnyomás, és a konkrét adatokkal kitöltött dokumentum létrejött, az előírt fájlnév konvenciónak megfelelően az előírt könyvtárban található. Hamarabb, a legfrissebb sablon alapján és hibátlanul elkészül, szemben a szokásos elv szerinti megoldással: egy dokumentum elkészítéséhez sablon használat helyett sokkal jobb egy hasonló (esetleg már nem aktuális arculati elemekkel) dokumentumot megnyitni, módosítani az új adatokra (és bent felejteni néhány régi adatot), majd menteni új néven (vagy felülírni véletlenül a kiinduló változatot).
A Körlevél Doxie alkalmazás megoldást jelent a Word e-mail küldési korlátainak átlépésére. Maximalásan rugalmas, tartalomtól függően, dinamikusan változó melléklet csatolási folyamatok alakíthatók ki a segítségével. Az oldalról letölthető Körlevél Doxie kezdő csomag tartalmaz néhány mintát a megoldás rugalmasságának szemléltetésére, próbálja ki ingyen!
Helyetted Megoldom! A megoldás bevezetésére az első folyamat esetén kb. egy hetet érdemes tervezni. Első nap Körlevél Doxie kezdő csomag kipróbálása. Egy folyamat kiválasztása a bevezetésre. A folyamathoz tartozó dokumentumok rögzítendő adatok, kitöltési szabályok, szokások számba vétele, folyamat leírása. 1-2 nap a dokumentumok átalakítása körlevél működésre és az ehhez szükséges adatbázis Excel elkészítése. Majd a körlevelek Körlevél Doxie rendszerbe történő paraméterezése, segéd adatokkal való kitöltése következik. Máris indulhat a folyamat tesztelése, az első folyamat végigvitele a Körlevél Doxie megoldás segítségével.
Ne feledje: Helyetted Megoldom! Elkészítem a folyamat dokumentumainak körlevél dokumentummá való átalakítást, az Excelek kialakítását, a Körlevél Doxie rendszer paraméterezését. A távelérési technika alkalmazásával a folyamat végigvitelekor is fogom a kezed, ha kéred.
Valóban nem kell. A Körlevél Doxie alkalmazás a Microsoft Word képességeit bővíti ki, futtatásához nem kell a meglévő számítógépeket lecserélni, hiszen ha eddig megfelelően működött a Microsoft Word, Excel, Outlook a számítógépén, akkor az alkalmazás is működni fog. Próbálja ki az ingyenesen letölthető Körlevél Doxie kezdő csomagot a számítógépén. Győződjön meg személyesen a rendszer működőképességéről a meglévő rendszerén.
Kérem töltse le a részletes útmutatót, a VBA kód, Makró engedélyezésének lépései dokumentumot.
A dokumentum segít a program futásának engedélyezésében. A makró engedélyezés videós útmutatóját itt tudja megnézni: Videó lejátszása
Ez a tiltás egyébként természetes, hiszen az Internetről letöltött VBA kódot, Makrót tartalmazó fájlok esetén a programkód futtatását alapból tiltja a rendszeresen frissített Windows rendszer.
A letölthető tömörített állomány a működéshez szükséges alkönyvtárakba rendezve tartalmazza a dokumentumokat.
A program használatbavételéhez a letöltött tömörített állományból másolja ki a fájlokat könyvtárastól a „C” meghajtó gyökérkönyvtárába. A program kizárólag C:_Korlevel_Doxie könyvtárból futtatható. A program kizárólag a C:_Korlevel_Doxie mappába és annak alkönyvtáraiból olvassa be a dokumentumokat és menti a fájlokat. (A program nem igényel „klasszikus telepítést”, nem okoz változásokat a Windows rendszer beállításaiban.)
Nyissa meg a C:_Korlevel_Doxie könyvtárban található Korlevel_Doxie_kezdo.docm dokumentumot, ha a rendszer kéri állítsa be az állományt megbízhatónak és engedélyezze a VBA kódok, Makrók futtatását. A típus kiválasztás gombok egyikének megnyomásával máris indítható a dokumentumok generálása a csomagban megtalálható bemutató fájlok segítségével.
Ha sikeresen kipróbálta a bemutató adatokkal a rendszer működését a számítógépén, akkor készítse el a saját adatait tartalmazó körlevél dokumentumokat és a szükséges adatbázisokat, másolja be a fájlokat a C:_Korlevel_Doxie könyvtárba, vagy annak alkönyvtárába, módosítsa a Korlevel_Doxie_parameterek.xlsx táblázatban a szükséges paramétereket és máris használhatja a dokumentumai elkészítésére a rendszert.
Másolja be a Korlevel Doxie ****.docm fájlt a C:_Korlevel_Doxie könyvtárba ezzel máris működőképes a rendszer. Ha a rendszer kéri állítsa be az állományt megbízhatónak és engedélyezze a VBA kódok, Makrók futtatását.
A különböző verziók azonos parméter táblázatokat használnak, azok módosítása csak akkor szükséges, ha azokban a dokumentumokban is szeretné kihasználni az új funkciókat. Régi verzióból másolja át az egyes típusokhoz tartozó emlékeztető szöveget az új változatba.
Készítsen másolatot, vagy mozgassa át a rendszer által létrehozott dokumentumokat, ha azokra a későbbiekben még szüksége lesz, majd törölje le a C:_Korlevel_Doxie mappát alkönyvtáraival és azok tartalmával együtt.
A Körlevél DOXIE alkalmazás kibővíti a Microsoft Word körlevél szolgáltatásának dokumentum készítési funkcióit, E-mail küldési lehetőségeit és bővíti az adatbeviteli szolgáltatásokat. Jelen dokumentum tartalmazza a program részletes felhasználási és paraméterezési leírását.
A Körlevél Doxie alkalmazás a Microsoft Wordbe beépített körlevél szolgáltatást használja. A körlevél generálás elindítása után a Microsoft Word veszi át a program futtatását és az esetleges hibák kezelését. A körlevél használat során a rendszer standard hiba üzenetei megjelenhetnek, melyek lehetséges okát és kezelésük módját tartalmazza ez a dokumentum.