Office 365 támogatás

Természetesen itt is van lehetőség a rabszolgamunkák automatizálására. Egy országos szervezet Office 365 rendszerében kellett sok 100 felhasználó esetén a megye neveket vármegyére módosítani. A mit mire kell cserélni adatok Excel képletekkel lettek meghatározva, míg a tömeges adat módosításhoz szükséges program kódok a PowerShell programban íródtak.

Sajnos a frissen megvásárolt garanciális számítógépek is meghibásodhatnak! Megbízható mentés nélkül, ez komoly adatvesztést okozhat. Office 365 OneDrive szolgáltatásának használatával a védett könyvtárakba mentett dokumentumokról automatikusan mentés készül a Microsoft felhő tárhelyére. Egy jól beállított tárolási megoldás esetén a meghibásodott (esetleg elvesztett, ellopott) számítógép helyett a rendelkezésre álló WEB-es felületeken akár egy Internet kávézóból is azonnal hozzáférhetünk az adatainkhoz. Egy új számítógépre való átköltözés az alap alkalmazások (operációs rendszer és egyéb programok) telepítése után néhány bejelentkezéssel megtehető. Egy ilyen gépcsere esetén kaptam az alábbi visszajelzést: „A régi számítógépemet el sem kérted, és mégis elérem az új gépemen az összes fájlomat. És hoppá! Még az utoljára szerkesztett dokumentumok listája is naprakész. Ezt hogyan csináltad? Köszönöm!”

Egy szerződéskötés vagy intézménybe való felvétel sok adatrögzítését igényli. Ennek klasszikus formája, amikor a jelentkező kap egy üres űrlapot, hogy a helyszínen azonnal töltse ki, és majd ha kész, jelentkezzen újra. A klasszikus problémák a kitöltésnél: ez is kell, ezt nem tudom, ezt meg kell kérdeznem, ezt nem hoztam magammal. Az eredmény a legritkább esetben a nyomtatott betűkkel, olvashatóan kitöltött adatlap, amit az adminisztrátor könnyedén átgépel a különböző informatikai alkalmazásokba. Helyette konzultációt hív össze, hogy ez a szám 8-as vagy 9-es esetleg 6-os?
Gondoljuk újra a folyamatot. Ki tudja legjobban, hogy melyik a helyes szám a születési adatokban? Természetesen a jelentkező! Bízzuk rá az adatok begépelését! Egy elektronikos űrlap elkészítésével (Microsoft Office 365 Forms) a jelentkező a WEB oldalról meg tudja nyitni az adatlapot és előre kitöltheti az adatokat. Minden dokumentum, segítség rendelkezésükre áll otthonukban a kitöltéshez. A kitöltött adatok, rögtön Excel táblázatba érkeznek, melyek a Körlevél Doxie megoldás segítségével megjeleníthetők, kinyomtathatók a használt nyomtatvány szerinti elrendezésben (üres lap nyomtatása helyett már a kitöltött lap kerül kinyomtatásra, nyomtatott lapok száma azonos). Személyes találkozásnál csak elő kell venni az immár tényleg nyomtatott betűkkel, olvashatóan kitöltött adatlapot, le kell ellenőrizni, hogy az adatok egyeznek-e az okmányokban szereplőkkel. Ha szükséges a nyilatkozó aláírja a lapot és készen is van az adatlap papíron és mellette leellenőrizve, Excel formátumban betűre ugyan az az adathalmaz a további feldolgozáshoz. Ha a jelentkező nem tette meg az előregisztrációt, vélelmezem, hogy az okostelefon a zsebében van, a helyszínen is ki tudja tölteni az űrlapot, ha mégse, akkor még egy üres lap előkerülhet a kézírásos kitöltéshez. Eredmény: olvashatóan kitöltött adatlapok, számítógépen elérhető adatok, adatlaponként sok perc megtakarítása a feldolgozás során.

Ez a megoldás alkalmazható pl: Körlevél Doxie – kezdő letölthető csomagban a napelemes szerződéskötéshez szükséges adatok bekérésére az adatbekérő Excel táblázat helyett, vagy akár egy iskolai/óvodai beiratkozás adatainak felvétele során is.

A partnerekkel, megrendelőkkel, szülőkkel való kapcsolattartáshoz az érintet dolgozók a telefonjukra felveszik névjegyként a partnerek adatait, nevét, telefonszámát, email címet… Ezek egyenkénti rögzítése helyett, az elektronikusan bekért adatok felhasználásával egy kis konverzióval betölthetők az Outlook névjegyek közé, ahonnan a szinkronizálás segítségével már fénysebességgel haladnak a névjegyek az Office 365 postafiókba, majd a telefonra. A névjegy kézi telefonba bepötyögése helyett percek alatt kész akár 30-40 személy adatainak egyidejű feltöltése.

A Microsoft Office 365 rendszer kialakítása és árazási modellje rugalmasan igazodik a felhasználó szervezethez. Már akár egyetlen előfizetéssel is elérhető a nagyvállalati környezet szolgáltatás portfóliója és adatbiztonsága. Kisvállalkozások esetén többnyire elegendő a kezdeti rendszerbeállítás, és néha egy kis módosítás, ami nem indokolja O365 ismeretekkel is rendelkező, főállású informatikus alkalmazását. Segítek beállítani a rendszert, Helyetted Megoldom!

A Microsoft kiemelt figyelmet és támogatást biztosít oktatási intézmények és nonprofit szervezetek számára. Az Office 365 szolgáltatások jelentős része ingyenesen, míg a többi jelentős kedvezménnyel érhető el számukra. A feltételek megléte esetén egy egyszerű regisztrációs sorozatot kell végig csinálni és máris elkezdhető az ingyenes termékekkel a szolgáltatások használata. Akár csak egy személy részére, egyetlen szolgáltatás (Pl.: Microsoft űrlapok) bevezetése is támogatott. Az Office 365 ingyenes szolgáltatásokkal az egyedi notebook számítógépeken tárolt adatokhoz való hozzáférés és maga az adattárolás is GDPR kompatibilissá tehető. A 100 GB OneDrive tárterület lehetőséget biztosít a notebookon elkészített, tárolt adatok biztonsági mentésének elkészítéséhez. A SharePoint alkalmazással központi „fájl szerver” szolgáltatás alakítható ki, a hozzáférések jogosultságokkal való korlátozásával. Ez jelentősen csökkenteni tudja a „kinél van meg az utolsó változata a … dokumentumnak” típusú kutatásokat. És természetesen kialakítható e-mail postafiók minden dolgozó részére, így elkerülhető, hogy a belső dokumentumok az ingyenes, de nem mindig GDPR kompatibilis e-mail szolgáltatók postafiókjain keresztül közlekedjenek a dolgozók között. Az Office 365 adatbiztonsági megoldásai GDPR kompatibilisek, belépéshez beállítható (erősen javasolt) a több faktoros azonosítás is.

A bevezetést, rendszer kialakítást Helyetted Megoldom! (A bevezetés díja elképzelhető, hogy fizethető alapítványi támogatásból.)