Körlevél Excel
Szakítsunk a hagyományokkal! Ha körlevél gondoljunk a Microsoft Excelre is!
Ne feledjük, az Excel alkalmazásban szépen formázott, képekkel kiegészített, lábléccel, fejléccel, automatikus oldalszámozással rendelkező dokumentumok is létrehozhatók. Kinyomtatva, PDF formátumba mentve már nehezen mondható meg, hogy Word-ben vagy Excelben készült-e az adott szerződés, jegyzőkönyv, átadás átvételi dokumentum.
Az Excel-ben is elérhető a VBA programozási nyelv a Makró, amivel automatizálni lehet az ismétlődő feladatokat. A képlettekkel kialakított munkalapok tartalmát egy paraméter végig pörgetésével egyenként el lehet menteni (szabályokban meghatározott név és könyvtár használat – dokumentum kezelő funkció!) Excel, vagy pdf formátumba, és természetesen a lementett állományt egy egyedi tartalmú Email kíséretében el lehet küldeni a címzettek részére. És máris készen van a körlevél funkció: egyedi adatokkal kitöltött Excel vagy pdf fájl, egyenként külön-külön fájlban elmentve, email mellékletben kísérő levéllel elküldve a címzettnek.
Adataink nagy része Excelben van, ezek nem minden esetben olyan elrendezésűek, ami könnyedén lehetővé teszi a Word körlevél szolgáltatás használatát.
Nézzük meg mikor érdemes Word és mikor Excel körlevél funkcióban gondolkodni.
- Minden összetartozó adat egy sorban megtalálható (vagy összerendezhető így) – ebben az esetben megoldás a Word Körlevél- Körlevél Doxie bővítéssel rugalmasabb használat.
- Van, hogy sok soros, össze tartozó adatok halmazára bontható listát egyfélekepén kell csoportosítani, és a csoportokhoz azonos szerkezetű dokumentumokat kell készíteni, ebben az esetben könnyedén tud segíteni Word Körlevél- Körlevél Doxie bővítéssel – Adat beillesztés más forrásból kiegészítéssel. Egyszerű dokumentum szerkezet esetén Excelben is megoldható a feladat.
- Sok esetben az összetartozó adatok sok sorban találhatók (ilyen például egy iskolai/óvodai gyermek névsor), melyeket szempontok sokasága szerint kell rendezni. (osztályonként, korcsoportonként, érdeklődési kör, nemenként, tanulmányi eredmény….). Ebben az esetben már érdemesebb az Excelben kialakítani csoportokat és ezek automatizálásával kinyomtatni a szükséges elrendezésű táblázatokat, vagy éppen emailben elküldeni az érintettnek Excel vagy akár Pdf formátumban.
Kérem keressen meg, ha szervezetében az adatait különböző táblázatokból sokféle formátumban, rendezésben szeretné megjeleníteni. Egy, a feladata leírását tartalmazó email alapján és/vagy 10-20 perces telefonos konzultáció után megosztom önnel a feladathoz kapcsolódó elképzeléseimet. Ha az irányvonal megfelelő önnek, meghatározzuk az elérendő célt, és nekiláthatunk a közös fejlesztésnek. Az első konzultáció és az elképzelések ismertetése az ön számára mindig ingyenes, fizetnie csak a meghatározott mérföldkövek elérését követően kell.
Kapcsolódó termékek
Körlevélkészítés extrákkal, ahogyan még nem is álmodta! Az általam készített Körlevél Doxie alkalmazás, a külön megvásárolandó, Microsoft Office/Microsoft 365 alkalmazások, Windows platformon futó változatának, körlevél szolgáltatásához készült kiegészítés. Az alkalmazás kibővíti a Microsoft Word körlevél szolgáltatásának dokumentum készítési funkcióit, e-mail küldési lehetőségeit és bővíti az adatbeviteli szolgáltatásokat.
Ennek a terméknek több variációja van. A változatok a termékoldalon választhatók ki
Gondoljuk újra, amit a dokumentumkezelő rendszerekről tudunk! Mit várunk a dokumentumkezelőtől? Az alapok és egyben a lényeg: Legyen rend! Minden dokumentumnak legyen helye, legyen a tartalomra utaló leíró mező hozzá. Az összetartozó dokumentumok könnyen megtalálhatók legyenek. A keresett dokumentum legyen gyorsan elérhető. (Legyen alkalmas az ISO 9001 minősítésben meghatározott folyamat dokumentálásra, miközben nem igényel többletmunkát, sok adminisztrációt.)
Microsoft Office 365. Hallott róla, de nem tudja hogyan kezdje el, használja, de valami még hiányzik, problémája van és nem talál megoldást? Adjon esélyt, ossza meg velem problémáját, Helyetted Megoldom!
A Microsoft Word egyik automatizálási alkalmazása a Körlevél Doxi megoldásom, melyről itt talál részletes ismertetőt. A Word a makró programozási nyelvvel teljeskörűen automatizálható. Itt egészen egyszerű feladatok és nagyon összetett megoldások is kialakíthatók.