Körlevél Excel – fájlok automatikus kitöltése
Egyedi adatokkal kitöltött Excel munkalapok másolása új fájlba, dinamikusan megadott fájlnéven (xlsx és pdf) mentés.
Elküldés, személyes adatokkal kitöltött, emailhez csatolt mellékletként. Mindezt egyetlen gombnyommással.
Jegyzőkönyv, teljesítésigazolás, árajánlat, szerződés, ISO dokumentum, jelenléti ív, fényképes óvodai névsor? Minden esetre beállítható a Körlevél Excel megoldás. Küldje el elképzelését és segítek megvalósítani:
Körlevél Excel alkalmazás szolgáltatásai:
Létrehozás – A kitöltött dokumentumok:
- Önálló Excel fájlba kerülnek, vagy
- Külön lapokra kerülnek egy fájlon belül, vagy
- Egy lapra kerülnek egymás utánra másolva.
- Aláírás kép, fénykép beszúrás a dokumentumokba.
Mentés:
- Adatbázisból kialakított egyedi fájlnevek.
- Akár fájlonként egyedi könyvtárba mentés.
- Könyvtárak automatikus létrehozása.
- PDF formátumba mentés.
Email küldés:
- Fájl csatolás Excel vagy Pdf formátumban.
- TO, CC, BCC címzettek megadása.
- Adatokból összeállított email tárgy.
- Adatokkal személyre szabott szövegtörzs.
A megoldás beállításának ‘titkos’ lépései:
Adatbázisok létrehozása, aktualizálása
- A dokumentum kitöltéséhez szükséges adatbázisok kialakítása.
- Adatok átvétele online/ütemezett kapcsolatokkal külső rendszerekből.
- Munkatársaktól érkező adatok (mérési adat, anyag felhasználás…) betöltésének automatizálása.
- Adat táblák közötti kapcsolatok meghatározása, kialakítása.
- Segítek, Helyetted Megoldom!
Dokumentum körlevél alap Excel elkészítése:
- Grafikai megjelenés, állandó szövegek megírása.
- Adatbázisból segéd tábla létrehozás a kitöltési adatokkal.
- Segédtábla kitöltésének beállítása, hogy a ciklus számláló módosítására a következő adattal legyen kitöltve a dokumentum.
- Képletekkel a körlevél alap dokumentum kitöltése az adatokkal.
- Kódok beírása fájlnév helyett kép beszúrása funkcióhoz.
- Segítek, Helyetted Megoldom!
Körlevél Excel paraméter táblázat kitöltése.
- Dokumentum létrehozás szabályainak beállítás.
- Fájl név, mentési könyvtár képzése.
- Excel lapokon, vagy Excel fájlokban tárolódjanak a kitöltött lapok.
- Excel lap dokumentum területének paraméterezése.
- Excel mellet kell-e pdf formátum.
- Email küldés is, vagy csak fájl létrehozás.
- Email címzettek és az üzenet létrehozása az adat bázisból.
- Ne feledd: Segítek, Helyetted Megoldom!
Dokumentum létrehozás indítása csak egy gombnyomás, ha a paraméterezések készen vannak.
Körlevél Excel működése:
A képletekkel kialakított munkalapok tartalmát egy paraméter végig pörgetésével egyenként el lehet menteni (szabályokban meghatározott név és könyvtár használat – dokumentum kezelő funkció!) Excel, vagy pdf formátumba, és természetesen a lementett állományt egy egyedi tartalmú Email kíséretében el lehet küldeni a címzettek részére.
És máris készen van az Excel körlevél funkció: egyedi adatokkal kitöltött Excel vagy pdf fájl, egyenként külön-külön fájlban elmentve, email mellékletben kísérő levéllel elküldve a címzettnek.
Kép beszúrás funkcióval beilleszthető a dokumentumokba:
- A jegyzőkönyvet kézjegyével ellátó személy(ek) aláírás képe.
- A teljesítéshez kapcsolódó helyszíni fénykép.
- Az óvodások jele.
- Egy személyre szóló fényképes üzenet.
Mikor érdemes Word és mikor Excel körlevél funkcióban gondolkodni?
- Minden összetartozó adat egy sorban megtalálható (vagy összerendezhető így) – ebben az esetben megoldás a Word Körlevél- Körlevél Doxie bővítéssel rugalmasabb használat.
- Van, hogy sok soros, össze tartozó adatok halmazára bontható listát egyféleképpen kell csoportosítani, és a csoportokhoz azonos szerkezetű dokumentumokat kell készíteni, ebben az esetben könnyedén tud segíteni Word Körlevél- Körlevél Doxie bővítéssel – Adat beillesztés más forrásból kiegészítéssel. Ha nem kell a Word formátumban a dokumentumot a továbbikban szerkeszteni, akkor Körlevél Excelben is megoldható a feladat.
- Sok esetben az összetartozó adatok sok sorban találhatók (ilyen például egy iskolai/óvodai gyermek névsor, pedagógusok, szülők), melyeket szempontok sokasága szerint kell rendezni. (osztályonként, korcsoportonként, érdeklődési kör, nemenként, tanulmányi eredmény….). Ebben az esetben már érdemesebb Körlevél Excelben kialakítani csoportokat és ezek automatizálásával kinyomtatni a szükséges elrendezésű táblázatokat, vagy éppen emailben elküldeni az érintettnek Excel vagy akár Pdf formátumban.
- Excel speciális formázásainak kihasználása, dátum függvényekkel számolás, feltételes formázás – havi jelenléti ívek automatikus kitöltése a Körlevél Excel szakterülete.
Szakítsunk a hagyományokkal! Ha körlevél gondoljunk a Microsoft Excelre is!
Ne feledjük, az Excel alkalmazásban szépen formázott, képekkel kiegészített, lábléccel, fejléccel, automatikus oldalszámozással rendelkező dokumentumok is létrehozhatók. Kinyomtatva, PDF formátumba mentve már nehezen mondható meg, hogy Word-ben vagy Excelben készült-e az adott szerződés, jegyzőkönyv, átadás átvételi dokumentum.
Kérem keressen meg, ha szervezetében az adatait különböző táblázatokból sokféle formátumban, rendezésben szeretné megjeleníteni. Egy, a feladata leírását tartalmazó email alapján és/vagy 10-20 perces telefonos konzultáció után megosztom önnel a feladathoz kapcsolódó elképzeléseimet. Ha az irányvonal megfelelő önnek, meghatározzuk az elérendő célt, és nekiláthatunk a közös fejlesztésnek. Az első konzultáció és az elképzelések ismertetése az ön számára mindig ingyenes, fizetnie csak a meghatározott mérföldkövek elérését követően kell.
Kapcsolódó termékek
Gondoljuk újra, amit a dokumentumkezelő rendszerekről tudunk! Mit várunk a dokumentumkezelőtől? Az alapok és egyben a lényeg: Legyen rend! Minden dokumentumnak legyen helye, legyen a tartalomra utaló leíró mező hozzá. Az összetartozó dokumentumok könnyen megtalálhatók legyenek. A keresett dokumentum legyen gyorsan elérhető. (Legyen alkalmas az ISO 9001 minősítésben meghatározott folyamat dokumentálásra, miközben nem igényel többletmunkát, sok adminisztrációt.)
Fárasztó és időigényes a jelenléti ívek manuális kitöltése? Ismerje meg az automatizált jelenléti ív készítő rendszert, amely az Excel öröknaptárát használva könnyíti meg mindennapjait! Gyors és egyszerű megoldás a nevekkel kitöltött jelenléti ívek elkészítésére! Nincs többé macskakaparás.
Ennek a terméknek több variációja van. A változatok a termékoldalon választhatók ki
A Microsoft Excel beépített függvénykészletével nagyon sok automatizálási feladat elvégezhető makró programozás nélkül. Az Fkeres, a szöveg összefűzés és a kimutatás diagram csodákra képes. Nagyon sok adat kiválogatás, formai megjelenítés már ezek alkalmazásával elkészíthető.
Problémája van a számítógéppel, nem tudja a szoftvert feltelepíteni, elakadt a körlevél készítésben. Hívjon, írjon üzenetet és Helyetted Megoldom!